| 1. Dokumentacja przechowywana w archiwum Urz臋du mo偶e by膰 udost臋pniana
dla cel贸w s艂u偶bowych i naukowo-badawczych, zgodnie z obowi膮zuj膮cymi
przepisami.
2. Udost臋pnianie akt dla cel贸w innych ni偶 s艂u偶bowe nast臋puje za zgod膮
kierownika jednostki, kt贸ra dokumentacj臋 wytworzy艂a, jej sukcesora lub
osoby prowadz膮cej archiwum.
3. Udost臋pnianie nast臋puje w lokalu archiwum i odbywa si臋 pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum.
4. Poszukiwania dokumentacji w magazynie dla cel贸w jej udost臋pnienia prowadzi wy艂膮cznie osoba odpowiedzialna za archiwum.
5. Podstaw膮 udost臋pnienia dokumentacji jest wype艂niona przez korzystaj膮cych karta udost臋pnienia akt(wypo偶yczenia).
6. W miejsce wyj臋tych z p贸艂ek teczek wk艂ada si臋 zak艂adk臋 z numerem w艂a艣ciwej karty udost臋pnienia akt.
7. Korzystaj膮cy z dokumentacji ponosz膮 pe艂n膮 odpowiedzialno艣膰 za ich ca艂o艣膰 i stan udost臋pnionej dokumentacji.
9. W wyj膮tkowych wypadkach dokumentacja przechowywana w archiwum urz臋du
mo偶e by膰 wypo偶yczona wy艂膮cznie do cel贸w s艂u偶bowych na czas okre艣lony.
10. Wypo偶yczeniu podlegaj膮 wy艂膮cznie ca艂e teczki z okre艣lon膮
dokumentacj膮. Niedozwolone jest wypo偶yczanie pojedynczych pism z teczek.
11. Wypo偶yczenie nast臋puje po uprzednim okre艣leniu stanu zachowania
dokumentacji, zaznaczeniu brak贸w, za艂膮cznik贸w (plan贸w, wykres贸w, map
itp.).
12. Wypo偶yczeniu poza archiwum nie podlegaj膮:
12.1.akta uszkodzone, wymagaj膮ce konserwacji,
12.2.pomoce ewidencyjno-informacyjne.
13. Zwrot wypo偶yczonej dokumentacji potwierdza si臋 na karcie
udost臋pnienia. Sprawdzeniu podlega r贸wnocze艣nie stan zwracanych teczek.
14. W przypadku ca艂kowitego lub cz臋艣ciowego zagubienia dokumentacji,
jej uszkodzenia osoba odpowiedzialna za archiwum zobowi膮zana jest do
sporz膮dzenia stosownego protok贸艂u (zagini臋cia, uszkodzenia) w 3
egzemplarzach. Protok贸艂 ten wymaga podpisu sporz膮dzaj膮cego i osoby
korzystaj膮cej z danej dokumentacji.
15. Jeden egzemplarz protok贸艂u zagini臋cia/uszkodzenia dokumentacji
przechowywany jest w specjalnej teczce, drugi do艂膮cza si臋 do
uszkodzonych materia艂贸w lub te偶 umieszcza w ich miejscu na p贸艂ce,
trzeci przekazywany jest Sekretarzowi Gminy w celu wdro偶enia
dochodzenia. Akta sprawy dochodzeniowej po jej zako艅czeniu wracaj膮 w
ca艂o艣ci do archiwum.
16. Karty udost臋pnienia dokumentacji przechowuje si臋 w kolejno艣ci
numer贸w w specjalnej teczce zaznaczaj膮c na karcie zwroty materia艂贸w.
| |
| Autor : | Administrator | | Zredagowa艂(a) : | Ziemowit Adamczyk | | Data wprowadzenia : | 2006-02-01 14:09:18 | | Data ostatniej modyfikacji : | 2007-05-29 09:02:13 | | Liczba wy艣wietle艅 : | 2912 |
|
|
